<<<  PLATFORM Particuliere Archieven >>> 24-11-2005: Bert Lever, werkzaam bij het Centraal bureau voor de Genealogie opende de middag met een korte kennismaking op het nieuwe Platform Particuliere Archieven. Het PPA is te beschouwen als opvolger van twee eerdere belangengroepen voor particuliere archieven; het CANNET, dat een vereniging was van categorale instellingen en de SPARC, een sectie binnen de KVAN voor archivarissen van particuliere archieven. Beide organisaties zijn ter ziele gegaan. De DIVA heeft daarom het initiatief genomen door op haar site een oproep te doen aan archivarissen om te komen praten over een nieuwe vorm van “samenwerking”. Tientallen hebben hierop gereageerd en een deel daarvan was aanwezig tijdens een startbijeenkomst bij de DIVA. De aanwezigen kwamen tot de conclusie dat het oprichten van een nieuwe vereniging overbodig was maar dat er wel behoefte was aan kennis- en informatie uitwisseling. Uiteindelijk is er besloten om vanuit de groep een aantal vrijwilligers te vragen zich te buigen over een werkvorm en een mogelijk programma. Vijf kandidaten stelden zich beschikbaar: Bert Lever - CBG, Corien Glaudemans -Haags Gemeente Archief, Mariette van der Ent - Gemeentearchief Rotterdam, Jeroen Tegelaar - , Koenen Baak en Partners en Alfred Marks – Nederlands Architectuurinstituut. “eer of de poen; wel of niet kopen van archieven” Vier sprekers waren uitgenodigd om ieder vanuit eigen ervaring hun visie te geven op verschillende aspecten met betrekking tot het thema. De eerste inleiding was van Mevr. C. Glaudermans van het Gemeentearchief Den Haag. Kopen of niet kopen: de dilemma’s van een archivaris Vanuit haar eigen ervaring dat er steeds vaker archiefstukken te koop wordt aangeboden en het HGA daar soms op ingaat heeft zij een telefonisch onderzoek gedaan onder een aantal collega’s (die zich bezighouden met acquisitie van particuliere archieven) met de vraag hoe er binnen de instelling om gegaan wordt met het dilemma van kopen of niet kopen. De inleiding geeft een indruk van hoe er in de praktijk hierover wordt gedacht en naar gehandeld. De tweede inleiding was van Mevr. M. Willinge van het Nederlands Architectuurinstituut Over de houdbaarheidsfactor van principes of hoe rekbaar een internationale intentieverklaring over acquisitie van architectuurarchieven kan zijn. Hoe er binnen de “International Confederation of Architectural Museums /ICAM” gepoogd is afspraken te maken over acquisitie (ook via koop) van architectenarchieven Daarna sprak dhr.A.G van der Steur, antiquariaat Van der Steur De handel in archivalia, manuscripten en documenten in Nederland. Een visie op het dilemma van wel of niet kopen gezien vanuit de handelaar Als laatste sprak mevr. Y. Bos-Rops De archivaris als koper: wanneer wel – waarom niet? Een inleiding over ‘het officiële standpunt binnen het archiefwezen’. Dat standpunt lijkt eenvormig en duidelijk. Dat standpunt is te vinden in de internationale ‘code of ethics for archivists’, de beroepscode die in 1996 is aangenomen in de Internationale Archiefraad en die in 1997 ook is geadopteerd door onze beroepsvereniging de Koninklijke VAN. Na de pauze was er de mogelijkheid om met de sprekers en met elkaar van gedachten te wisselen. Eén van de aanwezigen merkte op dat de ethische code het kopen van (archief)stukken door instellingen niet verbiedt. De code merkt alleen op dat de archivaris zelf , als privé persoon, geen archiefbescheiden mag verzamelen; noch deel hebben aan de handel in archiefbescheiden. Y. Bos, beaamde dit; echter zij wees gelijk op een andere passage uit het artikel. “de archivaris dient zich te onthouden van iedere activiteit die zijn professionele integriteit, objectiviteit en onpartijdigheid zou kunnen schaden.” Een instelling die koopt; en waarvoor dan de archivaris verantwoordelijk is, kan hiermee in het gedrang komen. Want hoe bepaal je dat dit ene archief(document) nu net zo belangrijk is dat je ervoor wilt betalen en andere niet. En hoeveel wil je er dan voor betalen. En hoe leg je uit aan eerdere en toekomstige schenkers dat je incidenteel wel koopt maar juist hun aanbod alleen wilde/wilt aanvaarden bij schenking. Allemaal vragen die je positie als onpartijdig en objectief archivaris bemoeilijkt. Door sommige van de aanwezigen werd opgemerkt dat archiefdiensten regelmatig geldwaarde toekennen aan (archief)documenten zonder dat er gekocht wordt maar omdat de schenker deze waarde kan aftrekken van de belasting Lastig blijft het om de vraag te beantwoorden of door te kopen de archiefinstellingen de markt beïnvloeden; in die zin dat ze in feite meewerken aan het opdrijven van prijzen. Y. Bos meent dat archiefinstellingen hierop wel invloed hebben echter A.G. van der Steur spreekt dit vanuit zijn ervaring tegen. Er werd geopperd om in een soort van gemeenschappelijk verband een analyse te maken van de markt in een poging daarmee de prijzen te drukken. Hier was niet veel animo voor. Wel werd door aanwezigen aangegeven dat men in het geval van het besluit om te kopen contact zocht met collega’s / collega-instellingen die wellicht ook interesse zouden kunnen hebben om zo te voorkomen dat men ongewild tegen elkaar op zou bieden. Ook wordt geprobeerd met handelaren en/of veilingen in overleg te komen. Vanuit de zaal werd door enkele aanwezigen voorbeelden aangedragen van aankoop door hun archiefdienst. Wat hierbij opviel was met hoeveel wikken en wegen de beslissing om te kopen tot stand kwam. Duidelijk was dat het archiefmateriaal dat werd aangeboden van groot belang was voor het archief en de geschiedschrijving van de stad en/of regio en daarom verworven moest worden. Maar niet tegen elke prijs!.. Eén van de voorbeelden betrof een familiearchief. Om tot een verantwoorde prijs te komen zijn er twee taxateurs, één via de verkoper en één via de koper/archief , gevraagd een prijs te bepalen. Toen bleek dat beide taxaties dicht bij elkaar in de buurt lagen kon er onderhandeld worden en is het archief gekocht. R. Hermans vroeg zich af waarom, nu blijkt dat archiefinstellingen soms wel kopen, deze bijvoorbeeld dubbelen en/of vernietigbare stukken niet verkopen! Hier waren de aanwezigen het snel over eens. Het klinkt wellicht aanlokkelijk maar het kan en mag niet. M. Willinge merkte op dat aan het NAi deze vraag wel eens gesteld is. In de contracten die het NAi sluit met de schenkers staat een artikel over selectie en vernietiging van archiefstukken. Hierover worden afspraken gemaakt. Het zou zeer ongepast zijn om archief stukken die je hebt gekregen daarna te verkopen. Dit is zeer slecht voor het imago van de instelling. Ook werd er opgemerkt dat datgene wat je verkoopt wellicht jaren later weer wordt aangeboden.!! Eén van de aanwezigen merkte daarom op dat je als instelling moet blijven verkondigen dat je niet betaalt voor archieven; in de meeste gevallen komt het materiaal dan toch wel! Niet kopen dus. En hiermee werd voor deze dag de discussie gesloten! Wordt vervolgd. bron: Divakoepel